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In 5 Schritten zur idealen Produktdatenverwaltung

In einem Gastbeitrag bei t3n (erschienen am 28.5.2022) hat Tobias darüber berichtet, wie wichtig aufgeräumte Produktdaten für die E-Commerce Strategie sind. Eine chaotische und ineffiziente Datenhaltung lässt viele Shops scheitern.

dotfly Digitalagentur

Datenchaos? Wo ist das Problem?

Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile des direkten Vertriebs über digitale Plattformen für sich und wagen den Sprung in den E-Commerce. Allerdings verkennen gerade Neulinge im Onlinehandel oft einen wichtigen Faktor: Um erfolgreich im Netz zu verkaufen, müssen die vorhandenen Daten sinnvoll strukturiert und zentral verfügbar sein. Alle Inhalte sollten für Konsumierende attraktiv dargestellt sein und der Weg hin zu den Produkten sollte einfach, komfortabel und intuitiv gestaltet sein – über Suche, Facettenfilter, Konfiguratoren oder Produktvergleiche.

Wie Marketingverantwortliche ihren Abverkauf über ihre Plattformen mit dem richtigen Vorgehen steigern können, zeigen die folgenden fünf Schritte:

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Schritt 1

Den Ist-Zustand feststellen

Zu Beginn sollten die E-Commerce-Verantwortlichen eine Bestandsaufnahme machen, bei der alle Fachabteilungen eingebunden werden, die in ihrem Alltag mit Produktinformationen arbeiten. Am effizientesten lässt sich dies mit geeigneten Workshop-Formaten umsetzen, in denen alle Beteiligten ihre aktuellen Prozesse, Tools und Systeme offenlegen und miteinander abgleichen.

Mit dieser Bestandsaufnahme finden Sie heraus, in welchen Systemen oder an welchen Orten die Produktdaten gespeichert werden und ob es etwa redundante Datenhaltungen gibt. Zudem sollte in dieser Phase geklärt werden, ob zwischen den einzelnen Systemen bereits Schnittstellen existieren und wie diese zum Einsatz kommen können.

Schritt 2

Den Status quo objektiv bewerten

In der zweiten Phase gilt es, eine objektive Beurteilung der aktuellen Datenverwaltungsstrukturen und Prozesse vorzunehmen. Nicht selten zeigen sich dabei eine Vielzahl von Herausforderungen auf den verschiedensten Ebenen – organisatorischer und (infra)struktureller Natur.

Alle Beteiligten sollten also gemeinsam klären, ob etwa die Datenhaltung in den jeweiligen Systemen sinnvoll ist oder ob und wie Prozesse verbessert und Redundanzen aufgelöst werden können. Etwaige Pain-Points wie eine fehlende Versionsverwaltung oder Datenaustausch via E-Mail können ein effizientes und sicheres Datenmanagement stören und müssen benannt werden.

Schritt 3

Die Zukunft der Plattform planen

Die Basis ist geschafft und ab jetzt modellieren wir die zukünftige System- und Prozessarchitektur. Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Wie sieht eine reibungslose Zusammenarbeit ohne Informations- und Zeitverluste der beteiligten Personen und Fachabteilungen aus? Und wie sollen die Strukturen, Prozesse und Tools künftig aussehen?
  • Welche Arten von Systemen werden benötigt und müssen gegebenenfalls neu eingeführt werden – etwa innovative ERP-Systeme, spezialisierte Digital-Asset-Management-Systeme (DAM) oder Product-Information-Management-Systeme (PIM)?
  • Welche Art von System ist für welche Daten führend beziehungsweise geeignet?
  • Welche Berechtigungen, Rechte und Rollen gibt es für die beteiligten Personen/Abteilungen?
  • Welche Schnittstellen müssen für interne Prozesse und für die Ausspielung in die digitalen Verkaufskanäle implementiert werden – beispielsweise in digitale und analoge Marketingkanäle?
  • Welcher Grad an Automatisierung wird benötigt?
  • Welche Compliance-Richtlinien müssen beachtet werden – dies auch im Hinblick auf den Betrieb (zum Beispiel Cloud vs. On-Premise)?
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Schritt 4

Geeignete Partner:innen auswählen

Nun geht es mit der Auswahl der passenden Systemanbieter und/oder -dienstleister weiter. Diese müssen in der Lage sein, die definierten Datenmodelle, Prozesse, Datenströme und Systeme passgenau zu planen und umzusetzen.

Neben den rein fachlichen Anforderungen spielen hierbei auch die Kosten für Lizenzierung und Implementierung, die laufenden Kosten sowie die Dauer des Rollouts und die Investitionssicherheit eine Rolle.

Schritt 5

System zukunftssicher aufbauen

Nun steht die Realisierung der neuen Architektur gemeinsam mit allen Beteiligten an. In dieser Phase gilt: intensive Abstimmungen vornehmen, zugesicherte Kapazitäten von allen beteiligten Parteien einfordern, jederzeit eine klare und offene Kommunikation aufrechterhalten und absolute Transparenz von allen Seiten gewährleisten. Fehler oder Probleme sind immer sofort an alle Beteiligten zu kommunizieren.

Tm team

Fazit

Als E-Commerce-Verantwortliche:r und Marketer:in können Sie sich an diesen fünf Schritten gut orientieren und so ihre ideale Systemarchitektur für ihre E-Commerce-Strategie aufbauen – und zukunftssicher und skalierbar gestalten. Rufen Sie uns einfach an, wenn Sie mehr Beratung benötigen.

Tobias Müller, Technical Director