Online-Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
#dotflytoolsntipps
Unter dem Hashtag #dotflytoolsntipps stellen wir euch in regelmäßigen Abständen Tools und Hacks vor, um eure Online-Zusammenarbeit besser zu organisieren und die Projekteffizienz zu erhöhen.
Als Erstes stellt euch unser Senior Experience Strategist Achim Zimmermann das Schweizer Taschenmesser unter den Kollaborations-Tools vor: Microsoft Teams.
Das Tool
Entscheidende, die in ihrem Unternehmen eine schnelle und funktionierende Online-Zusammenarbeit einführen möchten, sollte MS Teams in die engere Auswahl ziehen. Als breit aufgestelltes Tool bietet es nicht nur Chat-, Videokonferenz-, Aufgabenverwaltungs- und Notizfunktionen, sondern ermöglicht auch die Zusammenarbeit in den gewohnten Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint – alles in Echtzeit.
Ein Überblick
Die Vorteile
- Eine Plattform, alles drin: Teams bietet sämtliche Funktionalitäten für eine effiziente Team-Kollaboration – für den gleichen Funktionsumfang müssten sonst viele Einzelanwendungen wie Slack, Zoom, Dropbox oder Google Apps wie Chat, Hangouts, Tasks oder Drive zum Einsatz kommen.
- Eine ausgeklügelte Rechteverwaltung sorgt dafür, dass Chatverläufe, Notizen und Dateien nur den beteiligten Teamangehörigen zugänglich gemacht werden. Das reduziert die Nachrichtenflut, schafft eine bessere Übersicht und steigert so die Effizienz
Aber es gibt auch ein paar Nachteile, die man kennen sollte:
Die Nachteile
- Das Datei-Management über Teams, OneDrive und SharePoint ist gerade für Neueinsteiger wenig intuitiv.
- Es gibt noch keine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – diese fehlt etwa noch für Gruppenmeetings und -Chats.
- Konfiguration und Administration der passenden Sicherheits- und Compliance-Einstellungen sind wegen der zahlreichen verteilten Dienste aufwändig und pflegeintensiv.
- MS Teams ist ohne zusätzliche Verschlüsselungs-Plugins nicht DSGVO-konform, weil US-Behörden im Rahmen des US-amerikanischen CLOUD-Acts Zugriff auf personenbezogene Daten haben könnten.
- Das Tool ist ein wahrer Hardware-Ressourcen-Fresser und braucht leistungsstarke Endgeräte, um flüssig zu laufen.
Unsere Tipps
Bevor es mit der Konfiguration von Teams losgeht, sollte man sich über die Zusammensetzung seiner Teams Gedanken machen – insbesondere, ob es nicht an der Zeit ist, interdisziplinäre Teams aufzubauen. Dabei steht folgender Gedanke im Mittelpunkt: Kompetenzübergreifende Teams, die im Rahmen bestimmter Kundensegmente, Produktsparten oder Leuchtturmprojekte zusammenarbeiten, verbessern mittel- bis langfristig die Produktivität, weil sie herkömmliches Silo-Denken vermeiden und verhärtete Abteilungsfronten niederreißen. Auch bei der Teamgröße remote oder mobil arbeitender Kolleg:innen entfallen die Limitierungen, die bis jetzt von den Räumlichkeiten gesetzt wurden.
Um effiziente Online-Kollaborationsprozesse aufzubauen, gilt es also im ersten Schritt, die eigenen Organisationsstrukturen und Denkmuster zu hinterfragen und durch innovativere Ansätze zu ersetzen. Das bedeutet, man sollte in einen kontinuierlichen Change-Prozess einsteigen, der durch ein dezidiertes Rollen- und Schulungskonzept begleitet wird. Sind für die Teams dann die erste Startaufstellungen gefunden, gilt es, einen Plan für die Datenmigration zu entwickeln, um eine einheitliche und intuitive Ordnerhierarchie zu entwickeln, die zu der neuen Arbeitsweise sowie den Kanälen der einzelnen Teams passt.
Ein weiteres Thema:
Ein weiteres Thema: Welche Daten müssen zwingend in MS Teams und die neuen Strukturen migriert werden? Die wichtigste Frage dabei – analog zu einem physischen Umzug: Was muss denn wirklich ins neue Heim mitgenommen werden, was kann im Keller archiviert und was kann getrost als Datenmüll entsorgt werden?
Ist das geschafft, steht einem erfolgreichen Start nichts mehr im Wege.
Unser Fazit
Mit Microsoft Teams können dezentrale und interdisziplinäre Teams effizient zusammenarbeiten, ohne eine Vielzahl weniger gut aufeinander abgestimmte Einzelanwendungen zu nutzen. Um das volle Potenzial zu heben, ist es jedoch notwendig, für die richtigen Startvoraussetzungen und Rahmenbedingungen zu sorgen.
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