Boarding bei dotfly – mehr als “Hello and Goodbye”

Willkommen zur "People & Culture"-Reihe in unserem Unternehmensblog! Bei dotfly steht der Mensch im Mittelpunkt. Wir bieten unseren Mitarbeitenden nicht nur eine positive Arbeitsumgebung mit zahlreichen Benefits wie flexible Arbeitszeitmodelle und Workations, Jobrädern oder Teambudgets, sondern auch eine unvergleichliche People Experience. Was uns so besonders macht? Wir verfolgen eine nachhaltige Personalstrategie, bei der jede:r Mitarbeitende unterstützt, gefördert und gefordert wird.

In unserer hierarchielosen Agentur setzen wir auf regelmäßiges Feedback und kontinuierliche Verbesserung als Teil unserer Organisationsentwicklung. Unser Ziel ist dabei immer, ein wertschätzendes und produktives Teamumfeld zu schaffen, in der jede:r sein oder ihr Potential entfalten kann. In dieser Blogreihe möchten wir euch mitnehmen, wie all diese Aspekte bei uns entwickelt und gelebt werden.

Pre-Boarding meint die Zeit ab der Zusage bis zum eigentlichen Start. Bei vielen Menschen bedeutet das ganze drei Monate (oder sogar länger). Wir bei dotfly glauben, dass diese Zeit perfekt genutzt werden kann, um neue Mitarbeitende bei uns willkommen zu heißen und die Lust auf den ersten Tag nachhaltig zu steigern. Und Studien geben uns recht. Laut Harvard Business Review kündigen in Deutschland vier Prozent der neu Eingestellten nach dem ersten Tag. Ein gelungenes Pre-Boarding reduziert das Risiko maßgeblich, insbesondere in der Zeit des Fachkräftemangels.

Und wie genau sieht das Pre-Boarding bei dotfly aus? Wir haben keinen Prozess, sondern wir gehen individuell auf die unterschiedlichen Menschen ein, die Teil unseres Teams werden. Manche kommen zum persönlichen Kaffeetrinken mit dem Team oder mit Teammitgliedern ins Büro, beispielsweis weil sie gerade in der Nähe sind oder weil Teile des Teams beim Recruiting Prozess nicht dabei sein konnten.

Bei anderen wiederum läuft der Kontakt hauptsächlich über Emails oder Telefonate, weil sie noch zu stark im alten Job eingebunden sind und es die persönliche und/oder familiäre Situation gerade nicht zulässt. Bei allen gemein ist, dass jede:r bereits vor dem ersten Tag zu den existierenden internen Events eingeladen werden, egal ob Sommerfest, abendliche Treffen, Time-Outs oder Teamevents.

Neben den persönlichen Treffen und Emailkontakten, werden alle Details bezüglich Hard- und Software im Pre-Boarding-Prozess umfassend geklärt, so dass die Person direkt starten kann, wenn sie endlich bei uns ist. Auch werden in den Wochen vor dem eigentlichen Start wichtige Dokumente verschickt wie die Vorstellung der Teams, unsere Werte, Vision und Mission von dotfly oder auch eine Vorstellung unserer Meetingkultur. So stellen wir sicher, dass unsere neuen Kolleg:innen uns und unsere Kultur bereits vor dem Start besser kennenlernen.

Der erste Tag und die ersten Wochen sind entscheidend, ob man sich freut oder den Schritt zur/zum neuen Arbeitgeber:in bereut. Unser Onboarding-Prozess beginnt mit dem ersten offiziellen Tag bei uns in der Agentur. Dabei möchten wir, dass sich der Mitarbeitende direkt willkommen fühlt, was glücklicherweise meist schon durch das Pre-Boarding garantiert ist. Das Onboarding soll grundsätzlich helfen neue Kolleg:innen zu integrieren. Dies passiert zweifach: Zum einen geht es um die soziale Kompetente: Wie schaffen wir es, dass sich neue Mitarbeitende sozial eingebunden und sich und ihre Persönlichkeit als Ganzes akzeptiert und angenommen fühlen? Zum Anderen geht es natürlich auch darum neue Kolleg:innen fachlich optimal einzuarbeiten. Ganz konkret versucht dotfly beide Komponenten beim Onboardingprozess zu berücksichtigen und gleichermaßen zu unterstützen.

In der ersten Woche hat beispielsweise jeder neue Mitarbeitende einen für sie/ihn angepassten Stundenplan, der noch vor dem Start zugeschickt wird. Dieser detaillierte Plan gibt Orientierung und legt genau fest, mit wem welche Aktivitäten stattfinden. Obwohl wir eine remote-first Agentur sind, versuchen wir diese ersten Termine im Büro stattfinden zu lassen, längere gemeinsame Mittagessen und Pausen inklusive. Da bleibt genügend Zeit sich neben fachlichen Themen auch über Privates auszutauschen. Für das fachliche Onboarding wird jeder/jedem neuen Kolleg:innen eine:n Mentor:in an die Seite gestellt, die Unterstützung bei allen fachlichen Fragen leistet, in Prozesse einarbeitet und jederzeit ansprechbar ist. Er/sie ist außerdem Feedbackgeber:in zur fachlichen Leistung und Impulsgeber:in für das weitere Vorankommen.

Wir sind glücklich, dass bei dotfly Fluktuation keine nennenswerte Rolle spielt. Natürlich kündigen dotties aus den verschiedensten Gründen, zum Beispiel wenn sich jemand zu einer Führungsrolle entwickeln möchte (die es bei uns nicht gibt) oder gerne andere Tech-Stacks nutzen will, die wir aufgrund unserer Kund:innenbedürfnisse nicht bieten können. Betriebsbedingt wurde noch nie jemand bei dotfly gekündigt. Wenn wir uns für jemanden entscheiden, dann streben wir eine lange Arbeitsbeziehung an. Wenn es aber dann doch seitens des Mitarbeitenden zur finalen Kündigung kommt, beginnt unser Offboarding Prozess. Wichtig dabei: beidseitiger Respekt und ein würdevoller Abgang, der den Mitarbeitenden bis zum letzten Schritt mit Wertschätzung begleitet. Dabei ist uns eine transparente Kommunikation während des Prozesses besonders wichtig: Wir kommunizieren die Kündigung zügig ins Gesamtteam, damit kein Flurfunk aufkommt.

Dies tun wir in Absprache mit dem ausscheidenden Mitarbeitenden wann und auf welche Weise. Unser Offboarding Plan beinhaltet neben Kündigungsgesprächen, fachlichen Übergaben, gemeinsamen Nachbesetzungsgesprächen mit dem Team und interimsmäßige Übernahme von Aufgaben auch ein strukturiertes Exit-Gespräche am letzten Tag. Hier reflektieren wir die gemeinsame Zeit. Wir als dotfly möchten auf diese Weise vom Mitarbeitenden noch viel lernen, damit wir uns als Arbeitgeberin stetig weiterentwickeln und verbessern. Am letzten Tag wird die Person gebührend verabschiedet: durch eine kleine Rede der Geschäftsführung, eine kleine Abschiedsfeier in der Agentur und einem individuellen Abschiedsgeschenk. Die Person ist nicht aus der Welt und sie bleibt auch immer Teil unserer dotfly-Familie, wie zum Beispiel bei den jährlichen Sommerfesten.